Der Organisationssteckbrief, eine Strukturierungs-/Visualisierungshilfe in Transformationsprozessen
Erste Schritte im Transformationsprozess gehen: relevante Themen identifizieren, Daten sammeln, analysieren und aufbereiten.
Der Organisationssteckbrief ist eine Strukturierungshilfe, um zentrale Informationen über eine Organisation übersichtlich darzustellen. In der Vorbereitung oder Begleitung eines Transformationsprozesses dient er dazu, die Rahmenbedingungen der Organisation für einen Veränderungsprozess und die sich daraus ableitenden individuellen Bedarfe übersichtlich darzustellen. So lassen sich in einem Organisationssteckbrief etwa die Ergebnisse einer Ist-Stand-Analyse themen- und organisationsspezifisch visualisieren. Gleichzeitig schafft der Organisationssteckbrief ein gemeinsames Verständnis der Organisation für alle Beteiligten. Wie eine Aufbereitung der Daten aussehen kann, ist in unserer Vorlage beispielhaft zu sehen.
Wofür?
Um Organisationen nachhaltig zu transformieren, muss zunächst untersucht werden, wo sie aktuell stehen. Eine Ist-Stand-Analyse, als Bestandsaufnahme aktueller Prozesse und relevanter Organisationsdaten, ebnet den Weg für weitere Transformationsschritte. Sie ist Voraussetzung für einen systematischen Analyseprozess, bei dem das Wirken einer Organisation umfassend betrachtet wird, sei dies auf struktureller, kultureller, prozessualer oder personeller Ebene. Die Relevanz der Erfassung der Ausgangssituation für Organisationsentwicklung wird von verschiedenen Forschungsrichtungen bestätigt (Jones & Brazzel 2014; Schein 2010; Ulich 2011), wenn auch der visuellen Aufbereitung kaum Beachtung geschenkt wird.
Ziel ist es, ein realistisches und kompaktes Bild der Organisation zu zeichnen. Diese Übersicht kann an alle Mitarbeitenden der Organisation weitergereicht werden, um ein einheitliches Verständnis vom Status-Quo und Transparenz über die Ausgangslage und Bedarfe zu schaffen. Während des gesamten Transformationsprozesses können alle Beteiligten auf den Organisationssteckbrief zurückgreifen, um relevante Organisationsinformationen gebündelt abrufen zu können, aber auch um sich bereits vollzogene Fortschritte vor Augen zu führen. Dies ist insbesondere bei längeren Prozessen hilfreich.
Wie?
- Zunächst empfiehlt es sich bereits vor der Sammlung der Daten konkrete oder grobe Fragestellungen entsprechend des Schwerpunktes des Transformationsprozesses zu formulieren. Wo liegen die konkreten Bedarfe für Veränderungen? Welche Bereiche wären von einer Transformation betroffen? Was ist uns als Organisation wichtig? Wie sieht unsere Organisationskultur aus? Wer trägt welche Verantwortungen? Wer kann was entscheiden? An welche Prozesse kann eine Veränderung anknüpfen? Wie steht es um die technischen Voraussetzungen für die angestrebte Veränderung? Was muss bei einer bevorstehenden Transformation zwingend mitgedacht und wer muss angehört werden?
- Im nächsten Schritt folgt die Frage nach den geeigneten Methoden, um die gewünschten Informationen/Daten zu erhalten. Hier bieten sich verschiedene qualitative und quantitative Erhebungsmethoden an, die je nach Schwerpunksetzung ausgewählt werden können. Hierzu zählen eine Dokumentenanalyse interner sowie öffentlich zugänglicher Organisationsdokumente wie Leitlinien oder Strategiepapiere, Einzel-, sowie Gruppeninterviews mit Beschäftigten unterschiedlicher Organisationsbereiche oder themenspezifische Workshops mit Mitarbeitenden, teilnehmende Beobachtungen des Arbeitsalltags oder gezielte Um- und Abfragen zu relevanten Themenfeldern. Die vorformulierten Fragen aus Schritt eins helfen, die Informationen anschließend zu analysieren. Dies kann bedeuten, sie zusammenzufassen, zu clustern, gegenüberzustellen oder Verbindungen herzustellen. Im Teilvorhaben ROOTS wurden im Rahmen der Ist-Stand-Analyse Dokumentenanalysen und leitfadengestützte Interviews durchgeführt. Insbesondere die qualitativen Interviews waren zwar zeitlich aufwendig, boten jedoch eine detaillierte Einsicht in subjektive Perspektiven auf projektrelevante Themen.
- Nachdem die Daten gesammelt und analysiert wurden, folgt der Schritt der Aufbereitung der Daten. Welche Informationen komprimiert zusammengefasst oder welche aufgrund von bspw. Anonymisierungsgründen lieber ausgespart werden, ob hierfür auf Fließtext oder Stichpunkte zurückgegriffen wird: die Form eines Organisationssteckbriefes richtet sich nach den Bedarfen der Organisation und des Transformationsprozesses. In jedem Fall sollte der Steckbrief mit einem Datum versehen werden, um transparent und nachvollziehbar zu kommunizieren, zu welchem Zeitpunkt der Stand erhoben wurde.
Gleichsam ist es ratsam auf einer ersten Seite grundlegende Angaben zur Rechtsform, den Tätigkeitsbereichen oder beteiligten Stakeholdern und Zielgruppen festzuhalten und anschließend weitere Themen visuell aufzubereiten. Im Teilvorhaben ROOTS geht es um die wertorientierte Gestaltung digitaler Transformationsprozesse in Non-Profit-Organisationen. Im Organisationssteckbrief haben wir deshalb folgende Themen bei unserem Praxispartner, der KINDERVEREINIGUNG LEIPZIG e.V. beleuchtet:
- Allgemeine Angaben zur Organisation
- Das Leitbild und Werte
- Mitarbeitendenpartizipation
- Rollen in Veränderungsprozessen
- Digitalisierungsstand
Zuletzt kann der Steckbrief mit einem Impressum versehen werden, in dem festgehalten wird, woher die zusammengetragenen Informationen kommen und wer die Autor*innen sind.
Literatur
Jones, B. B., & Brazzel, M. (2014). The NTL Handbook of Organization Development and Change. DOI:10.1002/9781118836170
Schein, E. H. (2010). Organizational Culture and Leadership. DOI:10.4337/9781788976268.00009
Ulich, E. (2011). Arbeitspsychologie.
